ISO 14001 одит: 10-те най-чести несъответствия и как да ги избегнете

Какво е несъответствие при одит по ISO 14001?

Несъответствието е неизпълнение на изискване - на стандарта, на приложимото законодателство или на правилата, които самата организация е установила в системата си за управление на околната среда. Одиторът го записва само когато има обективно доказателство: документ, запис, наблюдение на място или разговор със служител.

Несъответствията се класифицират по тежест. Голямо е това, което поставя под съмнение способността на системата да постига планираните резултати - например липсва цяло изискване на стандарта или системно не се спазва законово задължение. Малко е единичният пропуск, който не разстройва системата като цяло. Наблюдението е препоръка - не е несъответствие, но при следващия одит може да стане такова, ако не се обърне внимание.

Кои са 10-те най-чести несъответствия?

Списъкът по-долу е подреден по клаузите на ISO 14001 и обобщава това, което одиторите най-често установяват в производствени, строителни и търговски фирми. Срещу всяко несъответствие е записано какво точно проверява одиторът и как да го предотвратите.

Общото между десетте точки: одиторът търси записи и доказателства, а не описания на намерения. Ако дейността съществува, но няма следа от нея, за одита тя не съществува.

Къде одиторът гледа най-напред: законовите изисквания

Най-тежките несъответствия по ISO 14001 почти винаги са свързани с нарушено законово задължение, защото стандартът изисква организацията да е определила задълженията си за спазване и да оценява дали ги изпълнява. В България това означава преди всичко Закона за опазване на околната среда, Закона за управление на отпадъците, Закона за водите и Закона за чистотата на атмосферния въздух, заедно с наредбите и разрешителните по тях.

• !Отпадъци без документи

  Класификация на отпадъците, договори с лицензирани фирми, отчетност и срокове на съхранение - най-често проверяваната тема на място.

• !Разрешително, което вече не отговаря на дейността

  Нов източник на емисии, нова инсталация или нов обект, без промяна в разрешителните и в регистъра на аспектите.

• !Самооценка, която никой не е правил

  Регистърът на законите съществува, но никой не е проверил дали всяко задължение се изпълнява - клауза 9.1.2 остава без доказателства.

Регистърът на задълженията за спазване не е формалност: той е отправната точка за аспектите, за целите, за аварийната готовност и за мониторинга. Когато е актуален и конкретен, половината от типичните несъответствия изчезват.

Как да се подготвите преди одита: 6 проверки

1. 1Прегледайте аспектите срещу реалната дейност

   Обиколете обектите с регистъра в ръка. Всяка машина, склад за химикали, резервоар и поток отпадъци трябва да има място в него.

2. 2Сверете законовия регистър с разрешителните

   Съберете всички разрешителни, регистрации и договори и проверете срокове, обхват и условия. Отбележете къде има задължение за отчет.

3. 3Направете оценка на съответствието

   За всяко задължение запишете: изпълнено ли е, с какво доказателство, кой отговаря. Откритите пропуски вкарайте като несъответствия с коригиращи действия.

4. 4Изпитайте аварийната готовност

   Проведете учение по най-вероятния сценарий - разлив, пожар, теч - и документирайте резултата и изводите.

5. 5Проведете вътрешен одит на всички процеси

   С програма, компетентни одитори и доклад. Ако нямате обучен вътрешен одитор, това само по себе си е пропуск по клауза 9.2.

6. 6Направете преглед от ръководството

   С всички входни данни по клауза 9.3 - резултати от одити, съответствие със закона, цели, аспекти, ресурси - и с протокол с решения.

Сертифициращият орган не може да ви помага при внедряването - това е изискване за безпристрастност по ISO/IEC 17021-1. Подготовката се прави от вас или от независим консултант; одиторът проверява резултата.

Какво става, ако одиторът установи несъответствие?

Одитът за сертификация е на два етапа. На Етап 1 одиторът преглежда документацията и готовността - там обикновено се виждат непълните регистри и липсващите оценки, и организацията получава време да ги допълни преди Етап 2. На Етап 2 се проверява внедряването на място и тогава се записват несъответствията.

При голямо несъответствие сертификатът не се издава, докато организацията не отстрани причината и органът не провери резултата. При малко несъответствие се представя план за коригиращо действие, а изпълнението се проверява на следващия надзорен одит. Сертификатът е валиден три години, с надзорни одити през втората и третата година - затова същите проверки трябва да се повтарят ежегодно, не само преди първия одит. Как протича целият процес - в Процес на сертификация.

• Одит на място, на българскиОдитите се провеждат на български език в цялата страна, от одитори с опит в съответния бранш.
• Акредитиран сертификатСертификатът се издава от CERTIND S.A., акредитиран от RENAR (№ SM 041) - ISO 14001 е в обхвата на акредитацията.
• Три години валидностНадзорен одит през втората и третата година, ресертификация преди изтичането.
• Оферта до два часаОпишете дейността, обектите и броя служители - получавате оферта в работно време.

Ако тепърва внедрявате стандарта, прочетете и защо организациите се сертифицират по ISO 14001, а ако вече имате сертификат по изданието от 2015 г. - срокове за преход към ISO 14001:2026.